Schon beim Neubau einer Immobilie ist klar, dass in den folgenden Jahren Reparaturen, Instandsetzungen und Sanierungen erforderlich werden. Alleinige Besitzer von Gebäuden legen selbst fest, in welcher Höhe sie Instandhaltungsrücklagen beziehungsweise Rückstellungen für Haus und Grund vornehmen. Weniger eindeutig ist die Sache bei Mehrfamilienhäusern: Diese bestehen oftmals aus Wohnungen, die verschiedene Eigentümer haben. Hierbei unterscheidet man zwischen Teileigentum,Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum. Die Zuordnung regelt die Teilungserklärung der Immobilie. Dabei fällt Sondereigentum – zum Beispiel alle sanitären Einrichtungen in den einzelnen Wohnungen – in den Verantwortungsbereich des Wohnungseigentümers. Gemeinschaftseigentum ist jedoch Sache der Eigentümergemeinschaft. Dazu zählen zum Beispiel das Treppenhaus, der Waschraum, aber auch das Dach und die Heizungsanlage. Zukünftige Reparaturkosten kommen aus einem gemeinsamen Spartopf – der Instandhaltungsrücklage.
Definition Instandhaltungsrücklage
Die Gemeinschaft der Eigentümer einer Wohnanlage bestimmt in der Eigentümerversammlung eine monatliche Rücklage als Reparatur- oder Erneuerungsfonds. Diese berechnet sich nach einem festgelegten Verteilerschlüssel. In der Regel legt man hierfür die Wohnfläche für jede Wohneinheit in m2 zugrunde. Jeder Eigentümer ist verpflichtet, diese Rücklage zu bezahlen. Die Ansparung erfolgt auf einem separaten Konto, das der Hausverwalter anlegt und führt.
Die Einzelzahlungen gehen somit in das Eigentum der Gemeinschaft über. Es handelt sich um eine zweckgebundene Nutzung, die Verwendung schließt Sanierungs- und Reparaturarbeiten bei Verschleiß, Alterung, Abnutzung, Witterungseinflüssen und anderen Mängeln ein. Modernisierungen bilden einen Sonderfall: Sie sind im Gesetzestext ausdrücklich ausgeschlossen, eine eindeutige Entscheidung des BGH steht noch aus (Stand: Juli 2019).
Rahmenbedingungen des Erneuerungsfonds
Der ernannte Hausverwalter steht in der Pflicht, der Gemeinschaft eine angemessene Ansparung vorzuschlagen. Er ist bei der Beschlussfassung anwesend, überprüft den Zahlungseingang und erledigt die Rechnungsbegleichung. Die Eigentümerversammlung bestimmt die Höhe, die Art der Verwendung und eventuelle Anpassungen der Instandhaltungsrücklage. Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber die Instandhaltungsrückstellung in § 21 WEG vor, es gibt jedoch keine Verpflichtung, sie wirklich festzulegen. Stimmt die Mehrheit der Eigentümerversammlung gegen eine Rücklage, hat der einzelne Eigentümer die Möglichkeit, sie vor Gericht durchzusetzen.
Bei großen Objekten entstehen schnell hohe Investitionskosten für Sanierungen. Sind nicht genug Rücklagen vorhanden oder möchte die Gemeinschaft nicht die gesamte Ansparung dafür verwenden, wird in der Regel eine Sonderumlage fällig. Zu diesem Zweck berechnet der Hausverwalter den Beitrag der Eigentümer anteilig an der Wohnfläche der jeweiligen Wohnungen. Sie ist als Einmalzahlung und zwingend zu leisten.Investitionsbeispiele– insbesondere bei energetischen Sanierungen mit unterschiedlichen Finanzierungsformen – veröffentlicht das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung.
Die Instandhaltungsrücklage berechnen
Um eine sinnvolle und trotzdem bezahlbare Höhe an Rücklagen festzulegen, gibt es vier Optionen:
- Die gesetzlich festgelegten Kosten für Instandhaltung sind im sozialen Wohnungsbau verbindlich und bilden eine Orientierungshilfe. Sie richten sich nach dem Alter der Immobilie und berechnen sich aus dem Gesetzestext (§ 28 Verordnungen über wohnwirtschaftliche Berechnungen nach dem Zweiten Wohnungsbaugesetz) und dem deutschen Verbrauchspreisindex.
- Die Peterssche Formel bestimmt die Höhe der Instandhaltungsrücklage auf Grundlage der Kosten, die in den nächsten 80 Jahren wahrscheinlich für ein Gebäude auftreten werden. Dabei geht sie davon aus, dass die 1,5-fachen Herstellungskosten je m2 Wohnfläche anfallen (Beispiel: 3500 € je m2 Herstellungskosten x 1,5 / 80 Jahre = 65,63 € Instandhaltungsrücklagen pro Jahr und m2 ). Etwa 70 % dieser Instandhaltungskosten betreffen das Gemeinschaftseigentum, die anderen 30 % beziehen sich auf das Wohn- und Sondereigentum (Beispiel: 65,63 € x 70 % / 12 = 3,83 € monatliche Instandhaltungsrücklage je m2 ).
- Die Hauffsche Formel basiert hingegen auf den aktuellen Marktpreisen für Wohnungseigentum. Sie fixiert die Instandhaltungskosten mithilfe des Marktwerts und gibt einen Zeitraum von 50 Jahren an (Beispiel: 3800 € je m2 Marktwert x 1 / 50 Jahre = 76 € Instandhaltungskosten pro Jahr und m2 ). 25 % dieses Betrags entfällt laut Hauffscher Formel auf das Gemeinschaftseigentum (Beispiel: 76 € x 25 % / 12 = 1,58 € monatliche Instandhaltungsrücklage je m 2).
- Der jährliche Wirtschaftsplan ist ebenfalls eine gern genutzte Methode, die optimale Rückstellung zu ermitteln. Der Hausverwalter übernimmt hier die Aufgabe, einen individuell auf die Gemeinschaftsanlage zugeschnittenen Plan für zukünftige Aufwendungen zu erstellen. Ausgehend von den zu erwartenden Kosten legt er einen passenden Ansparungsbetrag fest, den er der Eigentümergemeinschaft zum Beschluss vorschlägt.
Unabhängig davon, welcher Ermittlungsschlüssel für die Instandhaltungsrücklage verwendet wird: Sie schützt Eigentümer und Investoren davor, dass es durch plötzlich geforderte Sonderumlagen Zahlungsengpässe geben könnte. Eine Anpassung der fälligen Beträge im Laufe der Zeit ist durchaus gängige Praxis. Zum Beispiel macht das zunehmende Alter einer Immobilie eine Erhöhung der Rückstellungen notwendig. Sind wenig Reparaturen angefallen, dann hat der Erneuerungsfonds deutlich zugelegt und die Rücklage wird in der Regel gesenkt. Eine Rückzahlung ungenutzter Instandhaltungsrücklagen ist jedoch nicht möglich.
Die Instandhaltungsrücklage bei Verkauf
Die Rückstellungen gehören der Eigentümergemeinschaft, auch wenn sie noch nicht für Instandhaltungen verwendet oder eingeplant worden sind. Das Recht an diesem Betrag geht bei einem Verkauf auf den neuen Eigentümer über. Daher addiert der Verkäufer den Marktwert der Wohnung und seinen Anteil an der Instandhaltungsrückstellung. Die Summe ergibt den Verkaufspreis.
Dabei gilt für den Käufer:
- Instandhaltungsrücklage und Grunderwerbssteuer: Mithilfe einer Klausel im Kaufvertrag benennen die Beteiligten die Höhe der Rückstellung an der Kaufpreissumme. Die Grunderwerbssteuer muss nur vom Nettokaufpreis der Immobilie bezahlt werden.
- Alter und Zustand der Immobilie mit Erneuerungsfonds vergleichen: Über die Höhe der gebildeten Rücklagen informiert die Hausverwaltung. Alternativ findet der Käufer die Angaben dazu in den letzten Protokollen der Eigentümerversammlung. Hier gibt es auch Informationen zu geplanten Sanierungen und Reparaturen.
- AfA: Bei einer Nutzung als Kapitalanlage legt der Eigentümer den Wert der Immobilie als Grundlage für eine Abschreibung fest. Er zieht dafür den Anteil der Rückstellungen vom Kaufpreis ab.
Für den Verkäufer hingegen gilt:
- Beim Verkauf der Wohnung erfolgt keine Rückerstattung des angesparten Erneuerungsfonds.
- Veräußerungsgewinn: Bei Verkauf einer Immobilie innerhalb von zehn Jahren nach ursprünglichem Erwerb muss ein Gewinn versteuert werden. Allerdings ist der Anteil der Instandhaltungsrückstellungen vom Kaufpreis nicht betroffen und wird abgezogen.
Die Instandhaltungsrücklage bei Mieteinnahmen
Für Kapitalanleger gilt: Die Instandhaltungsrücklage ist nicht umlagefähig. Das bedeutet, dass dieser Betrag nicht auf den Mieter umgerechnet werden kann. Die Rücklage fließt auch nicht sofort in die Werbungskosten ein, die der Eigentümer von seinen Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung abzieht. Erst, wenn die Hausverwaltung tatsächlich Mittel aus dem Reparaturfonds für Instandhaltungen verwendet hat, werden diese als Erhaltungsaufwand in der Steuerklärung angesetzt. Investitionen, die steuerlich betrachtet nachträgliche Herstellungskosten darstellen, erhöhen die Abschreibungssumme und beeinflussen die Höhe der AfA der nächsten Jahre.
